海南三亞南山功德基金會檔案管理制度
第一條為了規范基金會檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、基金會檔案工作實行二級管理，一級管理是指基金會辦公室統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行基金會檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。
第三條歸檔制度
1、凡是反映基金會戰略發展、經營、管理及建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由基金會集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，辦公室保存復印件。
4、凡基金會業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以基金會名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報辦公室備案。
6、由基金會對外簽訂的合同，應保留三份原件，辦公室保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由辦公室保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交辦公室檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、辦公室設存放檔案的專門箱柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、 檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
4、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關規定及基金會實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
8、凡基金會工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于單位機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經基金會領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管領導同意，必須外借的，由秘書長審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從二O 一一年八月一日起執行。
